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Metodologia 5S: esclareça as suas dúvidas sobre o tema!

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Métodos detalhados são essenciais para conduzir um negócio e colocar ordem em todas as tarefas que precisam ser realizadas para o bom andamento das atividades, o que inclui os processos de higienização e limpeza da empresa. Com uma boa metodologia, aplicada de forma eficiente, é possível otimizar processos e obter melhores resultados.

Pensando nisso, neste post apresentaremos a metodologia 5S, que tem um conceito simples e é de fácil aplicação. Interessado? Então, acompanhe o conteúdo até o final para saber tudo sobre esse tema, que é muito interessante e igualmente importante. Boa leitura.

O que é a metodologia 5S?

O principal objetivo da metologia 5S é manter a ordem, a organização e a limpeza no ambiente de trabalho. Ela foi criada no Japão e seu nome deriva justamente de 5 palavras do idioma japonês começadas em S, as quais detalharemos mais abaixo.

O momento em que a metodologia 5S surgiu é interessante e merece ser mencionado: o Japão se reconstruía no período após a Segunda Guerra Mundial, na metade do século 20, e diante das dificuldades de reorganização desse período, várias empresas passaram a adotar metologias parecidas para melhorar a sua produtividade.

Outro ponto que merece destaque é que a metodologia 5S incorpora muito da cultura japonesa principalmente no que diz respeito a disciplina, valor bastante reconhecido por aquela sociedade.

Dessa forma, além dos passos a serem seguidos, a metodologia 5S fortalece uma filosofia e uma cultura corporativa que favorece um bom ambiente de trabalho e a eficiência de todos os processos. Ademais, ela é simples e pode ser adotada por empresas de todos os portes, sem maiores restrições.

Quais são e o que significam cada um dos pilares da metodologia 5S?

Como já mencionamos, a metodologia 5S funciona com base em 5 pilares, baseados em uma série de termos oriundos da língua japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, e Shiktuse. Para facilitar, eles podem ser traduzidos como senso de utilização, organização, limpeza, normalização e disciplina. Abaixo detalhamos cada um deles.

Seiri (senso de utilização)

Determina que todos os materiais e recursos do ambiente de trabalho devem ser utilizados de forma consciente. Envolve também separar tudo aquilo que é necessário e tirar da frente e colocar num local adequado tudo o que for considerado desnecessário.

Dessa forma, cada um dos colaboradores devem avaliar do que realmente precisa para trabalhar, eliminando o que ocupa espaço, está sendo desperdiçado ou que apenas gera distração durante a rotina de trabalho.

Muitas coisas devem ser simplesmente descartadas no lixo, outras podem ser empregadas em outros setores da empresa ou ainda guardados para uso posterior.

Além da economia de recursos, esse senso de utilização libera espaço no ambiente de trabalho, gera uma sensação de melhor aproveitamento da área disponível e ajuda no foco nas tarefas a serem desenvolvidas.

Seiton (senso de organização)

Esse pilar indica que tudo aquilo que é pertinente para o ambiente de trabalho deve estar disposto sempre de forma organizada, indo desde mesas, cadeiras, armários e gavetas até documentos, sejam eles de papel ou digitais.

A preocupação com a organização parte do princípio de que quanto mais desorganizado um ambiente está, mais tempo será perdido procurando itens, comprometendo o tempo disponível para o trabalho.

Não é raro que o Seiton seja acompanhado do desenvolvimento de sistemas de catalogação dos itens, que podem incluir etiquetas ou divisórias determinando aquilo que é de uso diário e o que é utilizado com menor frequência.

Seiso (senso de limpeza)

O seiso reforça que a limpeza não é apenas uma questão de higiene, e sim de qualidade de vida e bom desempenho no trabalho.

Além disso, o sendo de limpeza da metodologia 5S vem junto com a ideia de que a manutenção do ambiente limpo é responsabilidade de todos e mais importante do que limpar é não sujar.

Por isso, nesse pilar, cada colaborador deve estar ciente que medidas devem ser tomadas para que o seu local de trabalho permaneça em boas condições por mais tempo. Isso vai desde jogar restos de material de forma adequada no lixo, sempre limpar e guardar os utensílios ao final do expediente.

Junto ao papel individual exigido no senso de limpeza, é essencial que a empresa mantenha rotinas de higienização adequadas, com profissionais capacitados, equipamentos apropriados e práticas condizentes com a atividade profissional do local, o que reforça a sensação a boa percepção sobre o asseio daquele espaço.

Seiketsu (senso de normalização)

As práticas mencionadas nos pilares anteriores devem ser vistas como referências de comportamento, adotadas sempre, por todos os colaboradores. Com isso, parte-se do princípio de que essas práticas são permanentes e fazem parte da cultura da empresa.

Do ponto de vista prático, esse pilar também serve para padronizar os hábitos. É possível, por exemplo, indicar quem limpará o que, como e em que momento. Para isso, é comum a utilização de placas, aviso ou sinais luminosos para reforçar o padrão a ser seguido.

Shitsuke (senso de disciplina)

O senso de disciplina reforça a necessidade de continuidade de todas as tarefas envolvendo a organização do ambiente de trabalho e indica a importância de que todos os profissionais estejam alinhados e comprometidos com as práticas estabelecidas.

Para tal, podem ser feitas campanhas de conscientização internas, envolvendo palestras, dinâmicas de grupo e avaliações para ressaltar o que de proveitoso esse método pode proporcionar.

Como estruturar um programa desse tipo?

Normalmente, a implementação da metodologia 5S envolve a criação de uma equipe com pessoas comprometidas com essa tarefa, a avaliação da situação de momento da empresa e uma reunião ampla, que permita apontar o que se pretende com essa metodologia e o que será feito para tal, de acordo com os pilares. Reavaliações constantes também fazem parte do processo.

Quais vantagens são possíveis obter?

Mais organização refletirá em mais produtividade, mais qualidade de vida, maior segurança e satisfação pessoal e profissionais de todos os envolvidos — benefícios de uma metodologia que traz uma importante mensagem filosófica.

Com isso, será possível obter melhores resultados e também reduzir custos, ampliando o desempenho da empresa, principalmente no longo prazo. Isso torna a metodologia 5S bastante interessante para quem está a procura de uma forma eficiente de manter uma boa sistematização no ambiente de trabalho.

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